¿Qué es el Workflow?
El Workflow se refiere a una serie de tareas o actividades que deben realizarse para lograr los objetivos empresariales. En la mayoría de los casos, el proceso es lineal y procede en una secuencia determinada por acciones o reglas empresariales predefinidas.
El mapeo de procesos implica la ilustración de estas actividades y reglas, así como la identificación de las acciones, ya sean automatizadas, procedentes de otro sistema o basadas en el ser humano.
El proceso recibe entradas y produce salidas. El trabajo fluye a través del proceso y puede ser transformado o simplemente pasado al siguiente paso por el motor de flujo de trabajo.
Beneficios de los sistemas de Workflow
- Centralización de las acciones en un mismo panel de control
- Permite establecer fechas de vencimiento y notificaciones
- Automatización de tareas
- Ayuda al reparto de tareas y evitar la duplicación de trabajos
- Coordinación entre equipos y departamentos
Cómo crear un Workflow
El workflow tiene como finalidad facilitar el trabajo, no complicarlo, por ello es importante seguir un conjunto de pasos para diseñar cada workflow y que sea fácil de implementar.
Identificación
Reúne información para establecer los objetivos de un correcto workflow y del tiempo que necesitarías para completar el proceso. Los workflows son más adecuados para los procesos rutinarios dentro de tu empresa.
Diseño
En este paso se describen las tareas dentro del workflow para que puedan ser mejoradas de forma efectiva. Incluye toda la documentación que has reunido sobre el proceso y perfecciónalo.
Implementación
Una vez establecido el wokflow utiliza alguna herramienta o software para crear una visión final. Un diagrama ayudará a visualizar el proceso y el resultado final. Después de completar el diagrama podrás distribuir la versión final entre los miembros de tu equipo de trabajo.
