Si usas ChatGPT (o Claude, o el que prefieras) varias veces por semana, seguro que te ha pasado: abres un chat nuevo, le pides algo aparentemente sencillo, te devuelve una respuesta genérica y tienes que explicarle de nuevo quién eres, qué vendes, a quién le vendes, cómo hablas y qué no quieres que haga. Cada vez. Desde cero. Después de tres meses así, empiezas a sospechar que la herramienta no vale para tu negocio. Pero normalmente no es la herramienta: es que no le estás dando el único archivo que le hace falta para dejar de tratarte como un extraño.
Llevamos más de un año usando IA en todo lo que hacemos en el estudio: emails a clientes, propuestas comerciales, auditorías, contenidos, análisis de datos, ideas para campañas. Y si tuviéramos que elegir una sola cosa que ha disparado la calidad del resultado, no sería un prompt especial ni un truco de chatbots: sería una página de Google Docs con siete bloques que mantenemos actualizada y pegamos al principio de cada conversación importante. Diez minutos al mes de mantenimiento. Horas ahorradas todas las semanas. Este artículo cuenta cómo escribir la tuya esta misma tarde.
El problema no es ChatGPT. Es que arranca en blanco cada vez que abres un chat
Cuando abres una conversación nueva con cualquier IA, ese chat no sabe nada de ti. No sabe qué vendes, no sabe a quién se lo vendes, no sabe cómo escribes, no sabe qué errores has cometido ya ni qué decisiones tienes tomadas. Lo ideal sería tener memoria persistente entre chats, pero en la práctica eso funciona mal y cada conversación nueva vuelve a cero.
Entonces haces una de estas dos cosas. O le repites todo el contexto al principio cada vez (lo cual da pereza a los dos días y lo terminas resumiendo mal), o dejas de explicar y aceptas que las respuestas sean genéricas. La segunda opción es la que elige casi todo el mundo, y por eso mucha gente concluye que la IA no vale para mi negocio. No es verdad: lo que no vale es empezar cada chat como si fuera el primero.
El coste es invisible. No salta un error, no hay una alarma. Simplemente los textos que te devuelve son de libro, las propuestas suenan a plantilla, los emails parecen escritos por una marca genérica y las ideas son las mismas que tendría cualquier otra pyme de cualquier otro sitio. Lo normalizas. Y empiezas a pensar que la herramienta tiene techo, cuando en realidad el techo lo has puesto tú al no darle contexto.
La página que arregló esto en nuestro estudio
Hicimos una prueba hace meses: creamos un Google Doc con siete bloques muy concretos sobre nosotros (quiénes somos, cómo hablamos, qué clientes atendemos, qué tenemos decidido, qué errores queremos evitar, cómo queremos las respuestas y qué NO queremos). Lo empezamos corto, casi como un borrador. Lo fuimos afinando cada vez que la IA nos devolvía algo que no encajaba. En dos semanas esa página era la pieza más valiosa de nuestra operación con IA.
La rutina es sencilla. Cada vez que abrimos un chat importante (redactar una propuesta, contestar un email delicado, escribir un artículo, montar un análisis) pegamos el contenido de esa página al principio de la conversación. “Este soy yo, este es mi negocio, esto es lo que quiero y así debes contestarme. Ahora sí: tarea concreta.” Cambia todo. Los mismos prompts que antes daban respuestas planas, ahora devuelven respuestas que suenan a nosotros, aplicadas a nuestra realidad, con las decisiones que ya tenemos tomadas respetadas desde la primera línea.
No es magia. Es que la IA solo puede trabajar con el contexto que le das, y tu página de Google Docs es el contexto mínimo viable para dejar de ser un extraño cada vez.
Los 7 bloques que debe tener tu página de Google Docs para ChatGPT
Qué debe llevar cada uno de los 7 bloques
Hemos probado muchas estructuras y esta es la que nos funciona, adaptada a una pyme que usa IA en marketing, ventas y operaciones. La página entera suele tener entre 800 y 2.500 palabras. Más allá empieza a diluirse y la IA deja de prestarle atención al final del documento.
1. Quién eres, en dos líneas
Una frase sobre tu negocio, una frase sobre a quién le vendes. No pongas misión, visión ni valores: eso es para la página corporativa. Aquí lo que necesita la IA es saber dónde ponerte. Ejemplo de una líder de hotel rural en Ibiza: “Tengo un agroturismo de 8 habitaciones en el interior de Ibiza, abierto todo el año, con pareja y equipo de 4 personas. Nuestros huéspedes son parejas europeas entre 35 y 55 años que buscan descanso, no fiesta.” Listo. Dos frases. Ya sabe todo lo que necesita.
2. Cómo escribes tú (10 frases reales)
Este es el bloque que más se salta todo el mundo y el que más diferencia marca. No le digas a la IA “escribe con tono cercano y profesional”: eso no significa nada. Dale 10 ejemplos reales de frases que has escrito tú. Puedes copiarlas de emails a clientes, de un post de Instagram, de respuestas a reviews, de una propuesta que enviaste. Literal. Cuando la IA ve 10 frases tuyas de verdad, empieza a imitarte. Cuando solo ve adjetivos abstractos, escribe como un folleto.
3. A quién vendes y cómo te lo cuenta
Descripción corta de tu cliente tipo: qué edad, qué contexto, qué le importa, qué NO le importa, cómo te lo cuenta cuando te contacta. Si atiendes a dueños de villa que alquilan por Airbnb y te hablan siempre de “reservas”, escríbelo. Si tus clientes son negocios locales que hablan en primera persona del plural (“nosotros tenemos un restaurante”), escríbelo. Esto es lo que convierte respuestas de libro en respuestas que suenan a alguien que conoce tu mercado.
4. Lo que ya tienes decidido y no quieres replantear
Lista corta de 10-15 decisiones fijas. Servicios que ofreces. Servicios que NO ofreces (igual de importante). Tarifas mínimas. Tipos de cliente con los que trabajas y con cuáles no. Condiciones de pago. Plazos típicos. Canales en los que sí estás y en los que no. Sin este bloque, cada conversación con IA acaba proponiéndote montar un TikTok nuevo, ofrecer un servicio que descartaste hace tres años o atacar un segmento que no te interesa. Con este bloque, la IA trabaja dentro de tu marco.
5. Errores que has visto y no quieres repetir
Este bloque es un seguro anti-tropiezos. Cada vez que la IA te dé una respuesta que no encaja y tengas que corregirla, añade una línea corta al archivo explicando qué faltaba saber. En unas semanas, tienes una memoria operativa de tus propios aprendizajes. Ejemplo real: “Nunca recomendar responder en Instagram con enlaces directos a WhatsApp, porque Meta nos ha bloqueado mensajes en el pasado. Usar siempre ‘escríbenos por DM’.” Una línea. Bloquea un error que habrías repetido. Multiplica esto por 40 líneas en 2 meses y tienes un archivo que vale oro.
6. Cómo quieres las respuestas
Preferencias de formato. Si te gustan respuestas cortas y directas, dilo. Si quieres que te ofrezca una sola opción con criterio en vez de cinco para que elijas, dilo. Si prefieres que te contradiga cuando no esté de acuerdo en vez de asentir siempre, dilo. Longitud, idioma, nivel de detalle, si quieres listas o prosa. Este bloque calibra cómo te habla y ahorra muchísimo tiempo editando después.
7. Lo que odias que haga
Prohibiciones concretas. Las que sean tuyas. Algunas que nosotros tenemos: no añadas disclaimers al final (“antes de tomar decisiones consulte con un profesional”), no me preguntes si quieres que desarrolle cuando ya he pedido el desarrollo, no uses “en resumen” ni “en conclusión”, no me propongas “enfoques innovadores” cuando pido un plan concreto. Cada prohibición específica vale más que diez buenas intenciones.
Cómo escribir tu página en dos horas esta misma tarde
No necesitas planear ni contratar a nadie. Si te tomas más de dos horas para la primera versión, te estás pasando. Esta es la secuencia que funciona:
Paso 1 · Abre un Google Doc en blanco (1 minuto)
Ponle nombre Contexto IA – [tu negocio]. Compártelo contigo mismo en un sitio donde lo tengas a mano (marcadores del navegador, fijado en tu Drive, o en Notion si lo usas). El formato no importa: lo que importa es que lo tengas siempre a un clic.
Paso 2 · Empieza por los errores (25 minutos)
Aunque sea el bloque 5 de la estructura, empezar aquí tiene truco: es donde tienes material fresco. Piensa en las últimas cuatro semanas de uso de ChatGPT o Claude, y anota cada vez que tuviste que corregir una respuesta. De cada una: qué pediste, qué te dio, qué faltaba. No hace falta redactar bonito. Literal. Esta lista ya es el corazón de tu archivo: son lecciones reales, no teoría.
Paso 3 · Quién eres y cómo escribes (20 minutos)
Escribe las dos frases de identidad. Después, 10 frases reales tuyas copiadas tal cual de emails, publicaciones o respuestas a clientes. No las inventes ni las mejores: cópialas. El contraste entre texto inventado y texto real es enorme y la IA lo nota.
Paso 4 · Lo que ya tienes decidido (20 minutos)
Lista de 10 a 15 decisiones fijas sobre tu operación. Servicios sí/no, tarifas, clientes, canales, condiciones. Todo lo que ya tienes resuelto y no quieres renegociar cada conversación.
Paso 5 · Cómo quieres las respuestas y qué odias (20 minutos)
Dos listas cortas. La primera: cómo te gustan las respuestas (longitud, formato, tono, honestidad). La segunda: las prohibiciones. Cuanto más específicas, mejor.
Paso 6 · Pruébala con una tarea real (35 minutos)
Coge algo que tenías pendiente esta semana. Puede ser escribir un email difícil, redactar un post, contestar una queja, montar una propuesta. Abre un chat nuevo de ChatGPT o Claude. Pega el contenido de tu Google Doc al principio. Después, pide la tarea. Compara mentalmente con cómo te habría quedado sin la página. La diferencia va a ser visible. Ajusta la página con lo que aprendas, y repite con una segunda tarea. En la tercera ya tienes una v1 que te funciona y que no vas a soltar.
Los errores que nosotros hemos visto (y cometido)
Si los conoces de antemano, te ahorras un montón de frustración. Estos son los tropiezos más comunes:
- Escribir la página como si fuera para el “about us” de la web. “Somos una empresa líder en…” es ruido. La IA no necesita promoción, necesita datos útiles. Escríbelo como si se lo contaras a un nuevo empleado que empieza mañana y tiene que adaptarse rápido.
- Querer cubrirlo todo. Una página de 15.000 palabras no es mejor que una de 2.000: es peor. La IA deja de prestar atención al final del documento y lo importante se diluye. Si algo no te importa que sepa, no lo pongas.
- No actualizarla nunca. La escribes con ganas, la usas dos semanas y la olvidas durante tres meses. Sigue funcionando pero cada vez peor, porque tu operación cambia y ella no. La rutina de actualización (siguiente sección) es obligatoria.
- Ser aspiracional en vez de real. “Trabajamos con los mejores clientes del sector” es inútil. “Nuestros clientes son pymes de 5-15 empleados con presupuesto entre X e Y que tienen problemas concretos de tipo Z” es oro. La IA no entiende aspiraciones. Entiende datos.
- Meter información sensible sin pensarlo. Nada de contraseñas, datos bancarios, DNIs, información personal de clientes o secretos comerciales que no querrías ver en Twitter. Asume que todo lo que pegas en un chat con IA podría, teóricamente, acabar en un log que alguien lee. Trata la página como si fuera pública.
Ejemplos de cómo aplicarla al día a día de una pyme
Esta página cambia cosas muy concretas en tareas reales. Algunos ejemplos que nosotros usamos a diario o que hemos montado con clientes:
- Responder presupuestos. Pegas el doc, añades los datos del cliente y el briefing, y pides la propuesta. Sale adaptada a tu tono, con tus tarifas reales, sin proponer servicios que no ofreces, con las condiciones que usas siempre. 15 minutos para algo que antes te llevaba una hora.
- Escribir emails a clientes difíciles. Pegas el doc, explicas la situación (cliente enfadado, queja, malentendido) y pides la redacción. La respuesta mantiene tu tono, respeta tus políticas y no cae en el corporativo que chirría. Revisas y envías.
- Descripciones de producto o servicio. Si vendes 50 productos y necesitas descripciones coherentes entre sí, pegar el doc evita que cada descripción suene a una marca distinta. Estilo consistente sin plantillas rígidas.
- Posts de redes sociales. Generas un mes de contenido en una tarde, y no suena a que lo escribió una máquina: suena a que lo escribiste tú de buen humor un día que tenías tiempo.
- Ofertas por temporada. Pyme turística que lanza oferta de primavera: pegas el doc, describes la oferta, pides copy para email, Instagram, landing y cartel. Sale coherente en los cuatro sitios sin que tengas que reescribir cada uno.
Lo que tienen en común todos estos casos: sin la página de contexto, cada uno de ellos te habría dado una respuesta genérica que tendrías que adaptar manualmente. Con la página, los textos ya llegan con tu ADN y solo revisas.
Cómo mantenerla viva sin que se convierta en otra tarea pendiente
El riesgo real es que la escribas con entusiasmo y luego se quede olvidada. Dos rutinas simples lo evitan:
- Regla de la corrección en caliente. Cada vez que la IA te da una respuesta que no encaja y tienes que corregirla, te obligas a añadir una línea al archivo explicando qué habría hecho falta saber. Se hace en el momento. Si te da pereza, al menos abre la página al final del día y añade lo de ese día de golpe. No es opcional.
- Revisión mensual de 15 minutos. Una vez al mes abres la página, le echas un vistazo, quitas cosas obsoletas, reformulas las que ya no suenan bien y añades lo nuevo. 15 minutos al mes mantienen una herramienta que te ahorra horas todas las semanas. El retorno es ridículo.
Si estas dos rutinas te parecen demasiado, la IA no está ocupando un papel importante en tu día a día y probablemente la página de contexto tampoco sea tu prioridad ahora mismo. Está bien saberlo: no todos los negocios necesitan lo mismo al mismo tiempo.
Cómo lo hacemos en Gecko Studio
Por transparencia: nosotros mantenemos varias páginas de contexto, una por área de trabajo. Una para comunicación con clientes (tono, tiempos de respuesta, fraseos que usamos). Una para redacción de contenidos (voz de marca, pilares editoriales, palabras prohibidas). Una para propuestas comerciales (tarifas, servicios, condiciones no-negociables). Una para operaciones internas (procedimientos fijos, responsables, decisiones operativas). Las revisamos cada pocas semanas y las usamos como primer contexto en cualquier trabajo con IA que requiera criterio.
Esto es parte de lo que hace que nuestras salidas con IA suenen parecidas entre sí, que los clientes reciban cosas coherentes y que la IA no deshaga en 10 minutos lo que tardamos semanas en construir en términos de identidad y criterio. No es glamuroso. No sale en LinkedIn. Es un documento en Google Docs. Pero vale más que cualquier prompt milagroso de los que circulan.
Si estás montando o expandiendo un proyecto que depende de IA en alguna capa importante y quieres empezar con criterio desde el principio, en Gecko Studio ayudamos a diseñar esa base. No es un servicio de catálogo, lo hacemos a medida porque cada negocio tiene su matiz. Lo único importante: empieza por la página antes que por la infraestructura. Es más barato, más rápido y más eficaz.
Cómo empezar tu página de Google Docs para ChatGPT esta misma tarde
Si llegaste hasta aquí y usas ChatGPT o Claude con frecuencia en tu negocio, tu página de Google Docs para ChatGPT es la pieza con mejor retorno por hora invertida que puedes construir hoy. Bloquea dos horas esta misma tarde, no mañana. Abre un documento en blanco. En la primera hora, lista los últimos 10 errores que has tenido que corregirle a la IA y escribe 10 frases reales tuyas de emails o publicaciones recientes. En la segunda hora, enumera 15 decisiones fijas de tu operación (servicios sí/no, tarifas, clientes tipo, condiciones) y 10 cosas que no quieres que haga la IA (prohibiciones concretas, no buenas intenciones). Esa es tu v1.
Después, el paso que decide si todo esto funciona: coge una tarea real que tenías pendiente esta semana (un email, una propuesta, un post) y hazla con IA usando tu nueva página pegada al principio del chat. Compárala mentalmente con cómo te habría quedado sin ella. La diferencia es visible desde la primera comparación. Mantenla viva con dos rutinas: añade una línea cada vez que corrijas algo, revisa 15 minutos al mes. Esto es todo. No hay más truco, no hay prompt mágico, no hay herramienta secreta. Solo una página de Google Docs que te ahorra diez horas al mes si la escribes hoy.
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