IA para asesorías y gestorías: guía práctica

Para qué usa la IA una asesoría o gestoría

Los usos más habituales son redactar y revisar comunicaciones, resumir normativa y resoluciones, clasificar y leer documentos de los clientes, preparar borradores de contratos o cartas y contestar consultas repetidas. En todos ellos la IA propone y una persona del despacho decide y firma.

Qué te pide el artículo 4 como despacho

El artículo 4 del Reglamento europeo de IA (Reglamento (UE) 2024/1689) pide a la empresa que ponga medios para que quien usa IA en su trabajo sepa usarla. Para un despacho se traduce en tres cosas sencillas:

Inventario: qué herramientas usa cada persona y para qué.
Reglas de uso: qué datos de clientes no se introducen y quién revisa el resultado.
Constancia: quién se ha formado, cuándo y con qué contenido.

La pregunta que van a hacerte tus clientes

Tus clientes ya te consultan por impuestos, nóminas y contratos. La siguiente consulta será «¿tengo que formar a mis empleados en IA?». Conviene tener una respuesta ordenada:

La obligación es de cada empresa, no de la asesoría.
Afecta a quien usa IA, aunque solo sea ChatGPT o un traductor automático.
Lo sensato es hacer inventario, formar a quien la usa y dejarlo por escrito.
El calendario y las fechas están en nuestro artículo sobre el AI Act para pymes.

Si quieres, puedes derivar a ese cliente a una formación externa: no te quita trabajo ni te añade responsabilidad, y te deja como la asesoría que se adelantó.

Y si quieres ver cómo se ordena la información de un negocio en un solo sitio, mira nuestro puesto de mando con IA.

Qué conviene vigilar con los datos de tus clientes

Antes de pegar nada en una herramienta de IA, comprueba qué hace con lo que le das, dónde lo trata y si existe contrato de encargado de tratamiento. Si no lo sabes, no introduzcas datos personales ni información confidencial. Esa decisión también conviene dejarla escrita.

Preguntas frecuentes sobre IA en asesorías y gestorías

¿Tiene que formarse una asesoría en IA?

Si el despacho usa IA en su trabajo (redactar, resumir, clasificar documentos), el artículo 4 del Reglamento europeo de IA le alcanza como a cualquier empresa: pide poner medios para que quien la usa sepa hacerlo, y conviene poder demostrarlo por escrito.

¿Está obligada la asesoría a formar a sus clientes?

No. La obligación de cada empresa es suya. Lo que sí puede hacer la asesoría es orientar al cliente y, si quiere, indicarle dónde formarse.

¿Puedo meter datos de clientes en una herramienta de IA?

Depende de la herramienta y de sus condiciones: qué hace con los datos, dónde se tratan y si hay contrato de encargado de tratamiento. Sin esa revisión, lo prudente es no introducir datos personales ni información confidencial.

¿Qué pasa con el calendario del AI Act?

La parte de alto riesgo se aplazó a 2027 y 2028; la formación (artículo 4), las prohibiciones y la transparencia siguen su calendario. Lo explicamos con fechas en nuestro artículo sobre el AI Act para pymes.

¿Sirve la formación para acreditar algo ante una inspección?

Sirve para dejar constancia de que se formó al equipo: quién, cuándo y qué contenido. La valoración jurídica de cada caso corresponde a la empresa y a su asesoría.

Fuente: texto consolidado del Reglamento (UE) 2024/1689.

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